مدیریت نظارت، پل عبور از رکود | اتاق خبر
کد خبر: 351211
تاریخ انتشار: 25 خرداد 1395 - 16:55
بکارگیری یک فرآیند مدیریت نظارت و کنترل در واحد صنعتی و طراحی شیوه آن باید کارآمد و کوچک باشد. در این صورت می‌تواند اطلاعات بسیار مفیدی از عملکرد سازمان به مدیریت صنعتی ارائه کند.

به گزارش اتاق خبر، نظارت و کنترل یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می‌شود، به طوری که بدون توجه به این جزء، سایر اجزای مدیریت مانند برنامه‌ریزی، سازماندهی و هدایت نیز ناقص بوده و تضمینی برای انجام درست آنها وجود ندارد. در حقیقت زمانی که یک برنامه تولیدی تهیه و برای اجرای آن سازماندهی انجام و رهبری و هدایت آن مشخص شد، انتظار این است که هدف‌های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت به صورت دقیق به سوی اهداف تعیین‌شده پیش رود. با این حال گاهی ممکن است حتی جزییات برنامه به‌صورت دقیق اجرا شود اما جهت‌گیری کلی در اجرای برنامه دارای انحراف بوده و ما را از هدف دور سازد. اطمینان از اینکه اجرای برنامه و هدایت آن درست باشد و در صورت مشاهده انحراف، اقدام لازم برای تصحیح آن انجام می‌شود، نیازمند فرآیندی است که آن را نظارت و کنترل می‌نامند. تعریف کلی که می‌توان از کنترل و نظارت گفت عبارت است از: ارزیابی تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ها از زمان اجرای آنها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحراف عملیات نسبت به هدف‌های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به‌وجود آمده؛ همانطور که در این تعریف ملاحظه می‌شود، ارزشیابی جزئی از نظارت و کنترل به شمار می‌آید. نظارت و کنترل از وظایف مدیران صنعتی است که می‌توانند این روند را به تنهایی هدایت یا گروه و سیستم مدیریت نظارت را در سازمان تعریف کنند. اصلی‌ترین شاخصه مورد بحث ما نیز مدیریت نظارت بر روند تولید است.


مراحل مدیریت نظارت
فرآیند کنترل شامل چند مرحله است که عبارتند از: تعیین شاخص‌ها یا معیارها متناسب با هدف‌های برنامه و پیش‌بینی نتایج برنامه، تهیه و تدوین اطلاعات مربوط به اقدامات انجام‌شده، مقایسه اطلاعات مدون با معیارها و شاخص‌ها و تصمیم‌گیری و اقدام اصلاحی برای رفع نواقص یا تصحیح انحراف‌ها. شاید به جرات بتوان گفت انجام هر فعالیتی در واحدهای صنعتی توفیق نخواهد یافت مگر آنکه کنترل‌های لازم انجام شده باشد. به کمک کنترل است که مدیریت نحوه تحقق هدف‌ها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می‌کند. کنترل ابزار کارآمد مدیران صنعتی در رده‌های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده‌های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می‌توان احساس کرد. البته مهم‌ترین موضوعی که وجود کنترل را ضروری می‌سازد، آن است که پیش‌بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی از خطا همراه است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، کنترل تنها راه چاره است.


طراحی سیستم نظارت بر تولید
بخشی از مدیریت نظارت در واحدهای صنعتی به طراحی سامانه نظارت بر روند تولید برمی‌گردد که مدیر واحد صنعتی در راس این مجموعه نظارتی قرار دارد. البته سیستم‌های کنترل باید با توجه به مقتضیات سازمان طراحی شده و در هر مورد ویژگی‌های مربوط به آن را داشته باشند. به علاوه اینکه فرآیند مدیریت نظارت و کنترل باید توجیه اقتصادی داشته باشد به طوری که نتایج آن بر هزینه‌های آن فزونی یابد؛ همچنین در اعمال کنترل‌ها نباید افراط و تفریط شود، کنترل‌ها باید در نقاط حساس و کلیدی باشد و متناسب با برنامه و فعالیت‌ها تنظیم شود؛ سیستم کنترل نیز باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات و نتایج کنترل در سریع‌ترین زمان ممکن در اختیار مسئولان قرار گیرد؛ همچنین کنترل باید ماهیت واقع‌گرایانه داشته باشد و تنها بر اساس ذهنیت و نظرات اشخاص نباشد؛ درمجموع سیستم کنترل باید انعطاف لازم را داشته و با فرهنگ سازمان متناسب باشد؛ یکی از وظایف مهم سیستم کنترل و نظارت این است که باید مشخص کند نتایج کنترل در اختیار چه کسانی قرار می‌گیرد.


چرا مدیریت کنترل؟
مدیران و مسئولان سازمان‌ها بدون اینکه نیاز باشد درباره تئوری و نظریه‌های کنترل چیزی بدانند، آگاهانه یا غیرآگاهانه سیستم‌های گوناگون کنترلی را به کار می‌گیرند. برخی سیستم‌های کنترل معمول که در بیشتر سازمان‌ها مشاهده می‌شود شامل مواردی چون حسابداری و حسابرسی، انبارگردانی، کنترل پروژه، کنترل کیفیت و فعالیت‌های نظارتی دیگر هستند. از این‌رو کنترل و نظارت، بخش جدانشدنی مدیریت کسب‌وکار است و یک مدیر صنعتی به عنوان مدیر ارشد یا مدیر میانی سازمان باید برنامه‌ای مدون برای بکارگیری اثربخش سیستم‌های کنترلی در سازمان و یا واحد سازمانی خود داشته باشد. علیقلی حسنی‌اعظمی، از مدیران صنعتی کشورمان درباره لزوم وجود سیستم مدیریت نظارت و کنترل بر روند تولید به صمت گفت: این فرآیند در سازمان‌ها وجود دارد. در یک واحد تولیدی مدیران هر واحد مسئول یک فرآیند هستند و ورودی و خروجی هر فرآیند را نظارت و پایش می‌کنند. بررسی تمامی این فرآیندها برای مدیریت صنعتی مهم و تاثیرگذار است. به طور معمول در واحدهای صنعتی که دارای ایزو هستند جلسه‌ای به نام بازنگری مدیریت برای نظارت ارزیابی عملکردها در بازده زمانی ۶ ماهه یا یک ساله تشکیل می‌شود.


اجرا و پیاده‌سازی فرآیند کنترل در واحدهای صنعتی
البته در وجود گروه یا سیستم مدیریت نظارت بر تولید یا عملکرد واحد صنعتی شکی نیست به ویژه که در واحدهای صنعتی بزرگ این فرآیند وجود دارد اما ممکن است سوال شود که در واحدها و بنگاه‌های کوچک چگونه این سبک قابل اجراست؛ حسین عبدی، مشاور و مدرس مدیریت صنعتی در این زمینه به صمت گفت: موضوع کنترل باید ویژگی‌هایی داشته باشد که قابلیت سنجش داشته باشند. اگر هم معیاری بدیهی برای سنجش و اندازه‌گیری به چشم نمی‌آید باید مدیریت صنعتی ملاک و معیاری برای اندازه‌گیری تعریف و تعیین کند. مکانیزم اجرایی فرآیند نظارت در یک تعریف و ارائه ساده شامل مراحل: برنامه‌ریزی کلان ازجمله هدف‌گذاری و تعیین راه دستیابی به اهداف، برنامه‌ریزی عملیاتی و اجرای فعالیت‌های تعریف‌شده، تعیین نقاط کنترلی، اندازه‌گیری مقادیر شاخص‌ها (ایجاد مکانیزم بازخورد)، مقایسه مقادیر اندازه‌گیری شده شاخص‌ها با مقادیر هدف‌گذاری شده و مشخص کردن میزان اختلاف و انحراف، تحلیل موقعیت و مشخص کردن دلیل یا دلایل به وجود آمدن انحراف، طراحی اقدامات اصلاحی و پیاده‌سازی آنها، اندازه‌گیری شاخص‌ها و سنجش مقادیر است. عبدی افزود: هرکدام از مراحل بهتر است با بکارگیری روش‌های سیستماتیک و روشمند انجام شود. به عنوان نمونه در مرحله نقاط کنترلی، نقاط کلیدی را با استفاده از روش‌های سیستماتیک شناسایی و به اصطلاح موقعیت‌های طلایی را برای دیده‌بانی و کسب اطلاع از شرایط مشخص کنیم، همین رویه را برای مراحل آغازین مدیریت نظارت می‌توانیم لحاظ کنیم.


سطوح مدیریت نظارت و کنترل
این کارشناس مشاوره صنعتی درباره انواع سطوح مدیریت نظارت نیز گفت: کنترل و نظارت در سازمان‌های صنعتی در ۳ سطح استراتژی، مدیریت و عملیات انجام می‌شود. البته اعمال سیستم‌های کنترلی در هر سطح، مفاهیم، مبانی و روش‌های خاص خود را خواهد داشت. به عنوان نمونه، کنترل در سطح استراتژی با پایش فرآیندهای تحقق اهداف کلان کسب و کار سازمان سروکار دارد. در حقیقت این سیستمی است که دستیابی سازمان به اهداف کلان خود را در نظر داشته و کنترل می‌کند یا کنترل در سطح مدیریت به استفاده موثر از منابع برای تولید خروجی‌های مورد نظر می‌پردازد. کنترل در این سطح به ترجمه اهداف راهبردی شرکت به هدف‌های کسب و کار واحد و بنگاه می‌پردازد. همچنین سطح عملیاتی کنترل مربوط به کارایی جزئی عوامل تولید در پایین‌ترین طبقه هرم سازمانی است. افق زمانی این رده از کنترل بسیار کوتاه و خروجی‌ها محسوس و قابل اندازه‌گیری است. عبدی افزود: استفاده از سیستم‌های کنترلی برای هریک از فعالیت‌های مهم و کلان سازمان باید به صورت جداگانه و اختصاصی طراحی و اجرا شود. یعنی مدیر یک واحد صنعتی در مقام مدیرعامل و مدیر ارشد سازمان باید یک سیستم کنترلی - در سطح استراتژی - برای پایش تحقق اهداف کلان سازمان را به کار گیرد. همچنین اگر در رده مدیران میانی است یا در جایگاه مدیر یکی از واحدهای شرکت، سیستم کنترلی- در سطح مدیریت - در جهت کنترل فعالیت‌ها و وظایف سازمانی واحد خود باید ایجاد کند. البته سیستم‌های کنترلی با یکدیگر ارتباطات و همپوشانی‌هایی دارند که باید مورد توجه قرار گیرد.


هرچه کوچکتر، بهتر
این مدرس مدیریت صنعتی در تحلیل مختصات مدیریت نظارت نیز گفت: توجه داشته باشیم که کنترل و نظارت هزینه دارد. اینطور نیست که سامانه‌کنترل هرقدر بیشتر، پیچیده‌تر و وسیع‌تر باشد، بهتر هم خواهد بود. ما باید با در نظرگرفتن شرایط سازمان، اندازه شرکت، زمینه فعالیت و نوع محصول تولیدی یا خدمات قابل ارائه، سطح بلوغ سازمان در بکارگیری سیستم‌های مدیریتی و بسیاری عوامل دیگر، یک سیستم کنترلی کوچک اما کارآمد و اثربخش را طراحی و اجرا کنیم. یکی از راه‌های دستیابی به سطح بهینه کنترل در سیستم مدیریت، ایجاد نقاط کنترلی معدود اما در موقعیت‌های کلیدی است. قرار گرفتن در یک نقطه کلیدی و مشاهده و پاییدن از آنجا، اطلاعات بسیار مفیدی از عملکرد سازمان را در سینی نقره به مدیریت صنعتی تحویل می‌دهد. عبدی گفت: ضمن به خاطر داشتن نکته مهم کنترل هزینه به این مسئله هم باید نگاهی عمیق داشته باشیم که اعتماد، ارزان‌تر از کنترل تمام می‌شود. آموزش کارکنان شرکت و مهم‌تر از آن پرورش کارکنان شخصیت کاری و اخلاق حرفه‌ای آنها و درنهایت اجرای درست و موثر یک سیستم خودکنترلی مطلوب، بخش عمده‌ای از دغدغه‌های مدیریتی را به خوبی پوشش می‌دهد. کارآمدی بیشتر با هزینه کمتر، کوچکترین فایده و بهره سیستم خودکنترلی موثر و اثربخش است.

منبع: صمت

نظرات
ADS
ADS
پربازدید